Att arrangera publikevenemang som konserter, galor, teaterföreställningar, filmvisning, klubbar eller liknande är roligt, utmanande och stimulerande. Det kan dra in stora intäkter men är också en ganska svår och rejält arbetskrävande uppgift. Bestämmer ni er för att genomföra ett publikevenemang är det viktigt att ni förstår vad som krävs för att ni ska lyckas, och att ni är beredda att lägga ner det arbete som krävs.
Här är en genomgång i punktform av sådant som kan vara bra att tänka på när ni planerar och genomför ert evenemang. Många underskattar vilket arbete som krävs för att få publik att komma till ett evenemang utan upparbetade kanaler för marknadsföring, därför bör ni läsa punkt 8 två gånger - minst!
Se till att ni är tillräckligt många som är beredda att arbeta med projektet. Det kan vara svårt att avbryta projektet när det väl inletts, så var noga med att alla är införstådda med vad som krävs innan ni går igång med arbetet.
Rekrytera gärna särskilda funktionärer för ert evenemang. Väldigt många kan ta sig an ett kort avgränsat uppdrag, under förutsättning att de blir tillfrågade. Funktionärerna blir för många evenemangets ansikte utåt så underskatta inte deras betydelse!
Vad är kopplingen till mänskliga rättigheter och Amnestys verksamhet? Har evenemanget något specifikt politiskt budskap eller syftar det enbart till att samla in pengar till Amnesty? Tänk på att Amnesty inte öronmärker pengar, så undvik formuleringar i stil med "Konsert till stöd för Syriens flyktingar".
Vilken är er tänkta publik? Ju tydligare målgrupp ni har, desto lättare blir det att marknadsföra evenemanget.
Att hitta en lämplig lokal/spelplats är förmodligen det enskilt viktigaste beslutet ni kommer fatta under er planering. Ta gärna in kostnadsförslag från flera tänkbara lokaler. Det absolut bästa är att hitta en lokal som regelbundet arrangerar sådana evenemang som ni planerar, där de ansvariga vet vad som krävs och kan hjälpa er. Var realistiska när ni överväger hur mycket publik ni kan dra. Det är alltid bättre att fylla en mindre lokal än att stå med en större lokal fylld till hälften. Tänk på att alla publikevenemang kräver rejäl framförhållning, så var ute i god tid!
Många evenemang behöver tillstånd från polis för att få genomföras. Det gäller i princip alla utomhusevenemang, samt inomhusevenemang som inte äger rum i lokaler särskilt anpassade för publik. Konserter i sporthallar kräver till exempel tillstånd från polis- och brandmyndighet. Kontakta polisen i god tid och kolla upp vilka tillstånd ert arrangemang kräver.
Amnesty har ingen policy mot alkoholservering, så länge den berörda lokalen har utskänkningstillstånd och följer reglerna kring detta.
Vad gäller säkerhet är det något ni i första hand bör fråga de ansvariga för arrangemangslokalen om. Vid ett större evenemang behöver ni vakter (gäller i synnerhet om ni kommer servera alkohol). Fråga gärna andra arrangörer på orten om vilka vaktbolag de använder.
I kontakten med artister finns en rad olika saker att tänka på. Naturligtvis ska ni göra klart med tidpunkt, längd på framträdandet, behov av utrustning och ersättning. Det är också brukligt att erbjuda mat och loge och att bistå med transport för medverkande, eventuella instrument och utrustning. Vi rekommenderar att ni undertecknar någon form av avtal med alla medverkande, så att det inte råder några oklarheter kring vad som förväntas av både medverkande och arrangörer. Många artister arbetar med lång framförhållning och planering, så var ute i god tid.
Glöm inte att skicka tackkort till alla medverkande efter ert evenemang!
Beroende på vilken typ av evenemang som arrangeras krävs olika typer av teknik. En konsert kräver oftast en ganska stor PA-anläggning (ljudsystem) som sköts av en professionell ljudtekniker. Kolla upp vilket ljudsystem som finns i den lokal som ni planerar att använda. Är evenemanget av mindre karaktär och inte innehåller musik, kan det räcka med ett litet PA som hyrs från en ljus- & ljuddetaljist. Se till att ha en person på plats som enbart är ansvarig för att tekniken fungerar. Om evenemanget är större och scen finns att tillgå, så bör även externt ljus tänkas in. Kolla upp vad som finns i lokalen, vilka behov ni har och vad kostnaden blir för att uppfylla dessa.
När man planerar ett evenemang bör man sammanställa sina planer, idéer och beslut i ett antal dokument:
Tänk på att om ert evenemang kräver pengar så finns det att söka från Sekretariatet, så kallat "Aktivitetsbidrag". Här finns mer information om det.
De flesta underskattar vilket arbete som krävs för att få publik att komma till ett evenemang utan upparbetade kanaler för marknadsföring. Ni kommer behöva lägga ner massor av arbete!
Planera så tidigt som möjligt i er arbetsprocess hur er marknadsföring ska bedrivas, och se till att ni har tid och ork att genomföra den fullt ut. Vad gäller formgivning av exempelvis affischer, flygblad och annonser, så kan ni vända er till sekretariatet för att få hjälp.
Det är en stor fördel om ni kan erbjuda förköp av biljetter, det ger er betydligt bättre kontroll över er biljettförsäljning än om all publik förväntas dyka upp vid dörren.
Exempel på metoder:
Planera hur ert evenemang ska dokumenteras och se till att någon har ett uttalat ansvar för att fota eller filma. Sammanställ även anteckningar från möten, budget, marknadsföringsmaterial, resultat och eventuell uppmärksamhet i media. Det kommer vara ett stöd för er nästa gång ni planerar ett liknande evenemang.
Efter evenemanget är det bra att samlas för att diskutera hur evenemanget gick. Vad fungerade bra? Vad skulle kunna gjorts annorlunda? Glöm inte att fira att ni rott evenemanget i hamn. Det kommer ni vara värda!