Amnestys grupper kan välja mellan två olika alternativ vad gäller deras formella konstruktion - sektionsgrupper och redovisningsgrupper. Sektionsgrupper är i formell mening inte egna föreningar. De har inga egna stadgar och utser heller inte en formell styrelse. Arbetet finansieras via ett årligt verksamhetsbidrag från sektionen.
Först, notera att skillnaderna mellan sektions- och redovisningsgrupper enbart avser den formella konstruktionen samt vissa regler kring ekonomisk redovisning. Alla Amnestygrupper, oavsett formell konstruktion, har dock exakt samma uppgifter och är i precis samma utsträckning del av Amnestys organisation och verksamhet.
En sektionsgrupp är inte en förening i strikt formell bemärkelse. Den har inga stadgar, ingen formell styrelse och är därmed inte heller en "juridisk person", vilket innebär att gruppen inte i formell mening kan äga egendom eller ingå avtal. Om gruppen exempelvis skulle hyra en lokal i samband med en aktivitet, så är det i formell mening den enskilda gruppmedlem som undertecknar hyreskontraktet som bär det juridiska ansvaret - inte gruppen som sådan.
Gruppen ska utse en gruppsekreterare, som fungerar som kontaktperson och förväntas ta ett samordnade ansvar i gruppen. Gruppsekreteraren tar även emot information och utskick för gruppens räkning. Amnesty betraktar gruppsekreterarens kontaktuppgifter som "officiella", vilket innebär att de kan finnas med på förteckningar och att de lämnas ut vid förfrågan.
Gruppen ska även utse en kassör som ansvarar
för gruppens pengar och att verksamheten bokförs. I praktiken innebär detta bland annat att ansöka om bidrag från sektionen, ha hand om utbetalda bidrag (förvara pengarna på sitt bankkonto samt överföra pengar till de gruppmedlemmar som gör utläggen), samla in kvitton för utlägg och bokföra dessa samt säkerställa att eventuella insamlade pengar slussas vidare till Amnesty Sverige.
Att ha en kassör är ett krav för att få beviljat verksamhets- eller aktivitetsbidrag. Det är inte tillåtet att samma person är både gruppsekreterare och kassör, detta för att sprida både ansvar för, och tillgång till, information och ekonomi inom gruppen.
Alla Amnestygrupper bör arbeta med insamling. Sektionsgrupper är inte egna föreningar i juridisk mening och får således inte heller samla in pengar till gruppens egna verksamhet. Alla insamlade medel måste istället slussas vidare till Amnesty Sverige. Vi rekommenderar att alla grupper dokumenterar sin insamlingsverksamhet, till exempel genom ett skriftligt tillägg till gruppens ekonomiska årsrapport, men den ska alltså inte inkluderas i gruppens bokföring.
Sektionsgrupper finansierar sin verksamhet via ett årligt verksamhetsbidrag från sektionen. Bidraget är på max 2 000 kronor per år. Observera att ett kriterie för att få beviljat verksamhetsbidrag är att gruppen skickar in en ekonomisk årsrapport till sektionen i samband med den årliga verksamhetsrapporteringen. Om gruppen inte fått verksamhetsbidrag behöver ekonomin bara redovisas internt inom gruppen.
Alla grupper kan även ansöka om aktivitetsbidrag från sektionen för projekt/aktiviteter som inte kan finansieras inom ramen för gruppens verksamhetsbidrag.
Gruppen ska varje år rapportera om sin verksamhet till sektionen. Instruktioner kring detta skickas ut i Insats i december. Rapporten ska förmedlas till sekretariatet senast den 14 februari.
Alla gruppens kostnader ska bokföras och det ska finnas kvitton/verifikationer på alla utlägg. Gruppens kassör ska sammanställa en ekonomisk årsrapport som redovisas för gruppen senast den 14 februari, om gruppen har fått verksamhetsbidrag utbetalt under året ska rapporten även skickas in till sekretariatet (om detta inte görs förlorar gruppen möjlighet att söka verksamhetsbidrag nästkommande verksamhetsår). Information om detta skickas också ut via Insats i december. För mer detaljerad information, se riktlinjerna för hantering av pengar.
Vi rekommenderar alla Amnestygrupper att använda Amnestys kassabok för att sköta sin bokföring (det är däremot inget krav).
Eftersom gruppen i formell mening inte är en egen förening kan den inte ha ett separat föreningskonto i gruppens namn.
Grupper har i ansvar att löpande registrera nya medlemmar till gruppen. Detta görs genom att fylla i detta formulär. Formuläret finns för att kunna samla samtliga gruppers och gruppmedlemmars kontaktuppgifter i vårt medlemsregister.
Även om sektionsgrupper inte har några stadgar som kräver att gruppen håller årsmöten, så tycker vi att det är en god vana att hålla ett formellt möte en gång per år - lämpligen under årets första kvartal - då man stämmer av gruppens verksamhet och ekonomi, samt utser ansvariga för kommande års verksamhet.
Senast uppdaterad 2022-03-09.