Bokföring och redovisning

Inom Amnesty lägger vi stor vikt vid att kunna redovisa hur våra pengar används. Detta gäller såväl vårt nationella sekretariat som våra distrikt och lokala grupper.

Nedanstående riktlinjer gäller samtliga enheter inom Amnesty, alltså distrikt, grupper, ungdomsgrupper och specialgrupper (i texten används genomgående ordet "grupper" av språkliga skäl). Huvuddelen av riktlinjerna är gemensamma för redovisningsgrupper och sektionsgrupper. I de fall det finns skillnader betonas detta i texten.

Kassör / kassaansvarig

Alla grupper inom Amnesty ska ha en kassör (redovisningsgrupper) eller en kassaansvarig (sektionsgrupper) som ansvarar för gruppens ekonomi. Uppdraget inkluderar:

• att ansöka om verksamhetsbidrag för gruppens räkning (sektionsgrupper).
• att bokföra gruppens kostnader och se till att det finns kvitton eller andra verifikationer på alla utlägg. Observera att kostnader endast bör ersättas mot originalkvitton, inte kopior!
• att bokföra gruppens intäkter. Gruppens egna insamlingar dokumenterar man genom att skriva ett eget "kvitto" som undertecknas av dem som ansvarat för insamlingen, t.ex. "Insamling på Stortorget den 9/9 2003: 564 kronor". Notera att sektionsgrupper inte får samla in pengar till sin egen verksamhet, utan ska slussa insamlade medel vidare till sektionen. 
• att sammanställa en ekonomisk årsrapport för föregående år, i enlighet med de instruktioner som skickas ut i Insats i december.
• att se till att gruppens revisor får tillgång till bokföringen och den ekonomiska årsrapporten, så att hen kan genomföra sin revision.

Revisor

Alla grupper ska utse en revisor som granskar gruppens bokföring. Den som är revisor kan ingå i gruppen, men kan också vara en person utanför gruppen. Hen behöver inte heller vara medlem i Amnesty. Normalt krävs det ingen ekonomisk utbildning för att vara revisor i en Amnestygrupp.

Revisorns uppdrag är att granska att gruppens bokföring är i god ordning, samt att gruppens pengar använts på ett ansvarsfullt sätt. Om det finns anmärkningar eller felaktigheter bör dessa tas upp med gruppens kassör/kassaansvarig. Om allt ser bra ut skriver revisorn ett intyg till gruppens årsmöte i stil med:

"Undertecknad har granskat bokföringen för [grupp] under [år]. Min granskning har inte gett upphov till några anmärkningar och jag anser att gruppens pengar har använts på ett ändamålsenligt sätt. [datum], [namn]"

Verksamhetsbidrag

Alla sektionsgrupper ska i början av varje år ansöka om verksamhetsbidrag. Det är gruppens kassaansvarig som ansöker om bidraget och som ansvarar för gruppens pengar. Eftersom sektionsgrupper inte kan ha egna bankkonton, och eftersom det inte är lämpligt att förvara gruppens pengar på samma konto som sina privata pengar, så är vår rekommendation alltid att ni förvarar pengarna kontant i ett kassaskrin eller liknande. Den som är kassaansvarig ansvarar för:

• att gruppens kostnader bokförs
• att det finns kvitton på samtliga utlägg
• att gruppen sammanställer en ekonomisk årsrapport i enlighet med de instruktioner som skickas ut i Insats i december. Den ekonomiska rapporten ska godkännas av resten av gruppen, men behöver inte skickas till sekretariatet.

Aktivitetsbidrag

Alla grupper (både redovisningsgrupper och sektionsgrupper) kan ansöka om aktivitetsbidrag för projekt, aktiviteter eller verksamheter som gruppen inte själv kan finansiera. Bidraget redovisas separat till sektionen i enlighet med de instruktioner ni får när er ansökan har beviljats. En sammanställning över alla kostnader ska skickas till er kampanjsamordnare, tillsammans med samtliga kvitton. Vare sig bidraget eller dess aktivitetskostnaderna ska alltså inkluderas i gruppens egen bokföring.

Amnestys kassabok

Vi uppmanar alla grupper att använda Amnestys kassabok (inget krav dock), som är ett enkelt bokföringsverktyg utformat för Amnestygrupper. För testversion, instruktioner och beställning av lösenord, se kassaboken.amnesty.se.