Text: Aktivism

Redovisningsgrupper

Amnestys grupper kan välja mellan två olika alternativ vad gäller deras formella konstruktion - sektionsgrupper och redovisningsgrupper. Redovisningsgrupper är i formell mening egna föreningar, med egna stadgar och egna styrelser. Dessa grupper har rätt att samla in pengar till sin egen verksamhet och kan ha egna bankkonton.

Först: Notera att skillnaderna mellan sektions- och redovisningsgrupper enbart avser den formella konstruktionen, samt vissa regler kring ekonomisk redovisning. Alla Amnestygrupper, oavsett formell konstruktion har dock exakt samma uppgifter och är i precis samma utsträckning delar av Amnestys organisation och verksamhet.

En redovisningsgrupp är formellt uppbyggd som en egen förening. Den har egna stadgar och utser sin egen styrelse. I och med detta är gruppen även en "juridisk person", vilket innebär att den kan äga egendom och teckna avtal utan att någon enskild medlem i gruppen bär det juridiska ansvaret.

Stadgar

Alla redovisningsgrupper måste anta svenska sektionens standardstadgar för grupper. Stadgarna har utformats i syfte att vara så okomplicerade som möjligt, och ställer inte särskilt höga formella krav. Enligt § 10 kan gruppen göra förtydliganden eller tillägg till stadgarna (till exempel kräva mer än en veckas varsel för att kalla till årsmöte eller extra medlemsmöte). Tilläggen får dock inte utformas så att de sänker kraven i standardstadgarna och de får inte heller stå i strid med någon av de första nio paragraferna.

Standardstadgar för grupper inom svenska sektionen av Amnesty International

Vilka funktioner ska finnas i en redovisningsgrupp

I enlighet med stadgarna (§ 4.6) ska gruppen utse en styrelse, bestående av en ordförande, en kassör och ytterligare minst en ledamot. Mandattiden är ett år. Gruppen kan enkelt förändra styrelsens sammansättning genom val i samband med ett extra medlemsmöte (§ 5 i stadgarna).

Gruppens ordförande fyller även rollen som gruppsekreterare (en benämning som sedan decennier använts inom Amnesty för de lokala gruppernas samordnande funktioner). Gruppsekreteraren fungerar som kontaktperson och förväntas ta ett samordnade ansvar i gruppen. Gruppsekreteraren tar även emot information och utskick för gruppens räkning. Amnesty betraktar gruppsekreterarens kontaktuppgifter som "officiella", vilket innebär att de kan finnas med på förteckningar och att de lämnas ut vid förfrågan.

Gruppens kassör ansvarar för gruppens pengar och att verksamheten bokförs. 

Gruppen ska utse en revisor, vars uppgift är att granska gruppens bokföring och se till att gruppens pengar använts i enlighet med Amnestys syfte och riktlinjer. Det krävs ingen ekonomisk utbildning för att vara revisor i en Amnestygrupp, och den som utses till revisor behöver inte heller vara medlem i gruppen (eller i Amnesty).

Insamling av pengar / ansökan om aktivitetsbidrag

Alla Amnestygrupper får/bör arbeta med insamling, och redovisningsgrupper får använda insamlade medel för att finansiera sin egen verksamhet.

Alla grupper kan även ansöka om aktivitetsbidrag från sektionen för projekt/aktiviteter som inte kan finansieras inom ramen för gruppens egen insamling.

Ansökan om aktivitetsbidrag

Rapportering, bokföring och redovisning

Gruppen ska varje år rapportera om sin verksamhet till sektionen. Instruktioner kring detta skickas ut i Insats i december. Rapporten ska förmedlas till sekretariatet senast den 15 februari.

Alla gruppens intäkter och kostnader ska bokföras och det ska finnas kvitton/verifikationer på alla utlägg. Gruppens kassör ska sammanställa en ekonomisk årsrapport som ska skickas till sekretariatet senast den 15 februari. Även kring detta skickas instruktionerna ut i Insats i december. Den ekonomiska rapporten ska även redovisas under gruppens årsmöte. För mer detaljerad information, se riktlinjerna för hantering av pengar.

Mall för ekonomisk årsrapport

Vi rekommenderar alla Amnestygrupper att använda Amnestys kassabok för att sköta sin bokföring (det är däremot inget krav).

Amnesty har en kontolösning hos Swedbank för grupper som vill öppna egna konton. Kontot är kostnadsfritt, och kan även knytas till Swish (kostnadsfritt) och till Bankgirot (kostar 250 kr/år). Fullständig information om kontot hittar ni i riktlinjerna för hantering av pengar

Öppna nytt Amnestykonto

Gruppens årsmöte

Senast den 31 mars ska gruppen hålla årsmöte. Detta är ett formellt möte som syftar till att stämma av och avsluta det föregående årets arbete. Innan mötet kan hållas ska gruppen sammanställa en verksamhetsberättelse och en ekonomisk årsrapport, och gruppens revisor ska ha hunnit granska bokföringen och skriva en revisionsberättelse.  I stadgarnas § 4 framgår vilka frågor som ska tas upp under mötet.

Vi har stor förståelse för att många av våra aktiva medlemmar inte är bekanta med den formalia och den praxis som finns för föreningar. Därför får ni gärna kontakta er aktivistsamordnare om ni känner er osäkra kring vad ni ska göra/besluta under era årsmöten, vad som ska framgå i en revisionsberättelse, vad ansvarsfrihet innebär eller något annat.